SISTEM INFORMASI RESERVASI SEWA KAMAR HOTEL BERBASIS WEB
(STUDI KASUS HOTEL KARLITA TEGAL)
BAB
I PENDAHULUAN
I.1
Latar Belakang
Di era globalisasi seperti saat ini dunia teknologi
dan informasi perkembangannya sangat pesat, khususnya dunia komputer. Komputer
saat ini merupakan kebutuhan manusia di dalam melakukan berbagai kegiatan,
ditambah dengan adanya teknologi informasi yang semakin berperan di dalam dunia
pekerjaan. Dengan menggunakan piranti teknologi informasi yang tepat, maka akan
dihasilkan informasi yang tepat dan akurat sesuai dengan kebuutuhan sehingga
keputusan dapat diambil dengan cepat.
Salah satu piranti teknologi adalah internet, yaitu
sebuah jaringan online global tanpa batas yang menyediakan berjuta jenis
informasi. Sejalan dengan perkembangan teknologi yang semakin modern, banyak
hotel-hotel yang menggunakan fasilitas internet dalam sistem pemesanan kamar.
Hal ini disebabkan karena metode ini dipandang memiliki beberapa keuntungan
lain bila dibandingkan dengan sistem pemesanan kamar secara langsung, yang mana
akan mempengaruhi perilaku dari hotel tersebut baik dari segi manajemen maupun
pemesanan dan layanan informasi yang diberikan.
Hotel Karlita sebagai salah
satu hotel berbintang di kawasan kota Tegal merupakan hotel yang sedang
berkembang dan terus berupaya untuk meningkatkan layanan serta standar kualitas
hotel dari berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan teknologi informasi.
Selama ini, sistem sewa kamar yang ada di Hotel Karlita masih dilakukan dengan
cara melakukan pencatatan buku reservasi sehingga sistem tersebut perlu
dibenahi. Beberapa sistem yang dinilai perlu dibenahi adalah sistem pemesanan
sewa kamar, sistem check-in, sistem check-out. Sistem tersebut
perlu dibenahi dengan sistem baru yang terkomputerisasi berbasiskan web yang
dinilai lebih efisien.
I.2
Rumusan Masalah
Berdasakan pada latar
belakang masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, maka permasalahan pokok
yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah bagaimana mengembangkan sistem
informasi reservasi online yang mudah untuk digunakan (user friendly)
dalam mengelola data - data pemesanan yang ada.
BAB II DASAR TEORI
Bab ini membahas teori yang melandasi penulisan skripsi yang
meliputi konsep dasar hotel, sekilas tentang Hotel Karlita dan model
pengembangan perangkat lunak.
II. 1 Hotel
II. 1.1 Pengertian Hotel
Hotel berasal dari kata hospitium dari
bahasa Latin yang artinya ruangan tamu yang berada dalam suatu monastery.
Kemudian kata hospitium digabungkan dengan kata hospes dari
bahasa Perancis, lalu menjadi hospice. Dalam perkembangan selanjutnya,
kata hospice berkembanga lagi menjadi hostel untuk membedakan
antara guest house dengan mansion house. Setelah lama digunakan,
huruf „s‟ di kata hostel dihilangkan sehingga menjadi hotel (Dimyati,
1989).
Hotel dapat diartikan sebagai sejenis
akomodasi yang menyediakan fasilitas dan pelayanan penginapan, makan dan minum,
serta jasa-jasa lainnya untuk umum yang tinggal untuk sementara waktu, dan
dikelola secara komersial (Dimyati, 1989).
II. 1.2 Organisasi Hotel
Secara umum organisasi hotel dibagi menjadi beberapa bagian
sesuai tugas dan tanggung jawabnya
1) Front Office
Bagian terdepan hotel yang bertugas menerima pesanan,
memberikan informasi, menerima dan mengakomodasi tamu, termasuk melaksanankan
pembayaran dan menerima pembayaran dari tamu.
2) Housekeeping
Bagian yang bertugas memelihara kebersihan, kerapian, dan kelengkapan
kamar-kamar tamu, restoran, bar dan tempat-tempat umum dalam hotel, termasuk
tempat-tempat untuk karyawan.
3) Food and Beverage
Bagian yang bertugas menyediakan dan menyajikan makanan dan
minuman. 5
4) Marketing
Bagian yang bertugas melaksanakan pemasaran produk hotel,
termasuk di dalamnya promosi dan penjualan produk hotel.
5) Accounting
Bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan
maupun pengeluaran hotel.
6) Purchasing
Bagian yang melaksanakan perencanaan, pemasangan dan
pemeliharaan gedung, serta perlengakapan hotel lainnya.
7) Security
Bagian yang bertugas menjaga dan memelihara keamanan serta
ketertiban di dalam maupun di lingkungan hotel.
8) Personnel
Bagian yang bertugas melaksanakan pemilihan dan pengadaan tenaga
kerja hotel, termasuk di dalamnya pemeliharaan moral dan kesejahteraan tenaga
kerja serta peningkatan pengetahuan dan keterampilan tenaga kerja hotel.
II. 2 Sekilas Tentang Hotel Karlita
II. 2.1 Sejarah Perusahaan
Secara historis Karlita Internasional
telah berdiri dan berkembang sejak tahun 1990 dengan melalui beberapa manajemen
dan pergantian nama. Awalnya hotel ini bernama losmen „INDAH‟ yang didirikan
oleh Bapak Wahyu Dinoyo, kemudian pada tahun 1995 berubah menjadi losmen „RAHMAT‟.
Hingga bulan September 1999 nama losmen „RAHMAT‟ diganti menjadi Hotel Karlita
Internasional yang kemudian menjalani renovasi gedung dengan 20 kamar deluxe
dan terdiri dari 3 lantai. Oleh karena semakin bertambah tingkat para hunian
tamu, maka pada tahun 2003 diadakan renovasi lagi dengan jumlah 92 kamar yang
dioperasikan.
Beberapa fasilitas yang ada
diantaranya adalah untuk kamar tidur berupa AC, hot water dan fasilitas lainnya
adalah restaurant, bar dan karaoke, spa dan message, kolam renang, laundry
service, drug store serta convention hall dan hot spot. Dengan fasilitas yang
ada dan ditunjang dengan manajemen standart hotel yang professional maka Hotel
Karlita Internasional mendapat predikat bintang tiga sejak tahun 2001.
II. 2.2 Lokasi Perusahaan 6
Lokasi Hotel Karlita
Internasional sangat strategis berada ditengah kota dekat dengan stasiun kereta
api, terminal, Bank, kantor pos, dan hanya ±200 meter disepanjang jalan pantura
tepatnya beralamat di Jalan Brigjen Katamso 31 Tegal. Memiliki luas tanah ±500m2, dengan luas bangunan 897,5 m2 dan
luas sisa 20m2.
Hotel ini tersusun atas 5 lantai, dengan jumlah kamar 92 buah
kamar yang tersedia dalam beberapa tipe diantaranya adalah:
a) Kamar Standart : berjumlah 8 kamar
b) Kamar Standart Plus : berjumlah 10
kamar
c) Kamar Deluxe : berjumlah 40 kamar
d) Kamar Superior : berjumlah 29
kamar
e) Kamar Suite : berjumlah 2 kamar
f) Kamar President Suite : berjumlah
1 kamar
g) Kamar SPA : berjumlah 2 kamar
II. 2.3 Ruangan dan Fasilitas
1) Ruangan di Hotel Karlita
Internasional dibagi menjadi:
a) Guest Room yaitu ruang tamu yang
dilengkapi dengan AC dan TV Parabola.
b) Loby yaitu ruangan untuk tempat
tunggu para tamu.
c) Hall Room yaitu digunakan sebagai
ruang pertemuan atau rapat.
d) Restaurant digunakan untuk
keperluan makan dan minum.
e) Bar dan karaoke digunakan sebagai
tempat hiburan dan pesta.
f) Office yaitu ruang yang digunakan
untuk melaksanakan administrasi perkantoran yang terdiri dari ruang General
Manager, ruang accounting, ruang marketing dan ruang front office.
g) Operator room yaitu ruang kerja
operator yang mengoperasikan jalur telepon seluruh hotel.
h) Engineering room yaitu ruang kerja
para engineer yang tugasnya menjaga peralatan mesin, contohnya lift yang
tersedia tabung pemadam kebakaran.
i) House keeping yaitu ruang kerja para karyawan sebagai
house keeping yang digunakan untuk istirahat para house keeping.
j) Laundry yaitu tempat untuk mencuci
pakaian.
k) Gudang yaitu ruangan untuk tempat
barang-barang yang sudah tidak digunakan dan yang akan digunakan, misalnya
meja,kursi, almari, rak mini, fan, dan lain-lain.
2) Fasilitas yang disediakan oleh
pihak hotel antara lain:
a) Aquarius Restaurant : buka jam
06.00 – 22.00
b) Gemini CafĂ© : buka jam 06.00 –
22.00
c) Fasilitas Hiburan : Zodiak
diskotik bar dan karaoke buka jam 22.00 – 01.00
d) Fasilitas Olahraga : kolam renang
dan fitness buka jam 08.00 – 20.00
e) Fasilitas Pelayanan : laundry and
room service, tour & travel, taxi, money changer, dan credit card.
f) Parkir : area untuk parkir karyawan dan tamu hotel.
II. 3 Konsep Dasar Sistem Informasi
II. 3.1 Sistem Informasi Reservasi
Pemesanan dalam bahasa Inggris adalah
Reservation yang berasal dari kata to reserve yaitu menyediakan
atau mempersiapkan tempat sebelumnya. Sedangkan reservation yaitu pemesanan
suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum reservation yaitu pemesanan
fasilitas yang diantaranya akomodasi, meal, seat pada pertunjukan, pesawat
terbang, kereta api, bus, hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya (
Suartana, 1987). Sehingga sistem informasi reservasi merupakan suatu sistem
yang mengelola data pemesanan fasilitas dan menyajikan informasi fasilitas pada
waktu tertentu.
Sistem informasi reservasi sewa kamar
Hotel Karlita adalah sistem informasi yang akan membantu proses pengolahan data
pemesanan kamar hotel sesuai dengan tanggal check-in check-out pelanggan.
II. 4 Pengembangan Sistem
Pada tugas akhir ini model proses
yang digunakan adalah model waterfall menurut Ian Sommerville. Model waterfall
merupakan salah satu model proses yang mengambil kegiatan proses dasar
seperti spesifikasi, pengembangan dan merepresentasikannya sebagai fase-fase
proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat
lunak, implementasi, pengujian, dan seterusnya (Sommerville, 2000).
II. 4.1 Tahap Analisis dan Definisi Persyaratan
Proses mengumpulkan informasi
kebutuhan sistem/perangkat lunak melalui konsultasi dengan pengguna sistem.
Proses ini mendefinisikan secara rinci mengenai fungsi-fungsi, batasan dan
tujuan dari perangkat lunak sebagai spesifikasi sistem yang akan dibuat.
Implementasi dan pengujian unitIntegrasi dan pengujian
sistem Perancangan sistem dan perangkat lunak Operasi dan pemeliharaan Analisis
& Definisi Persyaratan
II. 4.2 Tahap Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Proses perancangan sistem membagi
persyaratan dalam sistem perangkat keras atau perangkat lunak. Kegiatan ini
menentukan arsitektur sistem secara keseluruhan. Proses perancangan
arsitektural melibatkan identifikasi komponen-komponen utama sistem dan
komunikasi antar komponen-komponen tersebut.
II. 4.3 Tahap Implementasi dan Pengujian Unit
Pada tahap ini, perancangan perangkat
lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program. Pengujian
unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.
II. 4.4 Tahap Integrasi dan Pengujian Sistem
Unit program diintegrasikan dan diuji
sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah
dipenuhi. Setelah pengujian sistem, perangkat lunak dikirim kepada pelanggan.
II. 4.5 Tahap Operasi dan Pemeliharaan
Tahap ini biasanya merupakan fase
siklus hidup yang paling lama. Sistem diterapkan (diinstal) dan dipakai.
Pemeliharaan mencakup koreksi dari beberapa kesalahan yang tidak diketemukan
pada tahapan sebelumnya, perbaikan atas implementasi unit sistem dan
pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru
ditambahkan.
II. 5 Analisis dan Definisi
Persyaratan
Mengacu pada masalah pengembangan
sistem pada subbab 2.4.1, untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem,
maka dilakukan observasi dengan cara wawancara dan riset terhadap sistem
sekarang. Observasi dilakukan dengan tujuan memahami kebutuhan pengguna yang
diinginkan dalam membangun sistem, serta mengetahui permasalahan yang dihadapi
kemudian menerjemahkannya ke dalam SRS (Software Requirements Specification).
SRS merupakan spesifikasi dari perangkat lunak yang nantinya akan dibuat baik
itu fungsi-fungsi, tujuan dan batasan dari perangkat lunak yang akan dibangun.
SRS adalah dokumen yang berisi
deskripsi lengkap mengenai apa kemampuan perangkat lunak (what) tanpa
menjelaskan bagaimana (how) perangkat lunak akan melaksanakan kemampuan
tersebut. Tiap SRS harus dapat diuji pada tahapan pengujian setelah perangkat
lunak yang dibangun sudah selesai.