SISTEM INFORMASI RESERVASI SEWA KAMAR HOTEL BERBASIS WEB

SISTEM INFORMASI RESERVASI SEWA KAMAR HOTEL BERBASIS WEB
(STUDI KASUS HOTEL KARLITA TEGAL)

BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Di era globalisasi seperti saat ini dunia teknologi dan informasi perkembangannya sangat pesat, khususnya dunia komputer. Komputer saat ini merupakan kebutuhan manusia di dalam melakukan berbagai kegiatan, ditambah dengan adanya teknologi informasi yang semakin berperan di dalam dunia pekerjaan. Dengan menggunakan piranti teknologi informasi yang tepat, maka akan dihasilkan informasi yang tepat dan akurat sesuai dengan kebuutuhan sehingga keputusan dapat diambil dengan cepat.

Salah satu piranti teknologi adalah internet, yaitu sebuah jaringan online global tanpa batas yang menyediakan berjuta jenis informasi. Sejalan dengan perkembangan teknologi yang semakin modern, banyak hotel-hotel yang menggunakan fasilitas internet dalam sistem pemesanan kamar. Hal ini disebabkan karena metode ini dipandang memiliki beberapa keuntungan lain bila dibandingkan dengan sistem pemesanan kamar secara langsung, yang mana akan mempengaruhi perilaku dari hotel tersebut baik dari segi manajemen maupun pemesanan dan layanan informasi yang diberikan.

Hotel Karlita sebagai salah satu hotel berbintang di kawasan kota Tegal merupakan hotel yang sedang berkembang dan terus berupaya untuk meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan teknologi informasi. Selama ini, sistem sewa kamar yang ada di Hotel Karlita masih dilakukan dengan cara melakukan pencatatan buku reservasi sehingga sistem tersebut perlu dibenahi. Beberapa sistem yang dinilai perlu dibenahi adalah sistem pemesanan sewa kamar, sistem check-in, sistem check-out. Sistem tersebut perlu dibenahi dengan sistem baru yang terkomputerisasi berbasiskan web yang dinilai lebih efisien.

I.2 Rumusan Masalah

Berdasakan pada latar belakang masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, maka permasalahan pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi reservasi online yang mudah untuk digunakan (user friendly) dalam mengelola data - data pemesanan yang ada.

BAB II DASAR TEORI

Bab ini membahas teori yang melandasi penulisan skripsi yang meliputi konsep dasar hotel, sekilas tentang Hotel Karlita dan model pengembangan perangkat lunak.

II. 1 Hotel

II. 1.1 Pengertian Hotel

Hotel berasal dari kata hospitium dari bahasa Latin yang artinya ruangan tamu yang berada dalam suatu monastery. Kemudian kata hospitium digabungkan dengan kata hospes dari bahasa Perancis, lalu menjadi hospice. Dalam perkembangan selanjutnya, kata hospice berkembanga lagi menjadi hostel untuk membedakan antara guest house dengan mansion house. Setelah lama digunakan, huruf „s‟ di kata hostel dihilangkan sehingga menjadi hotel (Dimyati, 1989).

Hotel dapat diartikan sebagai sejenis akomodasi yang menyediakan fasilitas dan pelayanan penginapan, makan dan minum, serta jasa-jasa lainnya untuk umum yang tinggal untuk sementara waktu, dan dikelola secara komersial (Dimyati, 1989).

II. 1.2 Organisasi Hotel

Secara umum organisasi hotel dibagi menjadi beberapa bagian sesuai tugas dan tanggung jawabnya

1) Front Office

Bagian terdepan hotel yang bertugas menerima pesanan, memberikan informasi, menerima dan mengakomodasi tamu, termasuk melaksanankan pembayaran dan menerima pembayaran dari tamu.

2) Housekeeping

Bagian yang bertugas memelihara kebersihan, kerapian, dan kelengkapan kamar-kamar tamu, restoran, bar dan tempat-tempat umum dalam hotel, termasuk tempat-tempat untuk karyawan.

3) Food and Beverage

Bagian yang bertugas menyediakan dan menyajikan makanan dan minuman. 5

4) Marketing

Bagian yang bertugas melaksanakan pemasaran produk hotel, termasuk di dalamnya promosi dan penjualan produk hotel.

5) Accounting

Bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran hotel.

6) Purchasing

Bagian yang melaksanakan perencanaan, pemasangan dan pemeliharaan gedung, serta perlengakapan hotel lainnya.

7) Security

Bagian yang bertugas menjaga dan memelihara keamanan serta ketertiban di dalam maupun di lingkungan hotel.

8) Personnel

Bagian yang bertugas melaksanakan pemilihan dan pengadaan tenaga kerja hotel, termasuk di dalamnya pemeliharaan moral dan kesejahteraan tenaga kerja serta peningkatan pengetahuan dan keterampilan tenaga kerja hotel.

II. 2 Sekilas Tentang Hotel Karlita

II. 2.1 Sejarah Perusahaan

Secara historis Karlita Internasional telah berdiri dan berkembang sejak tahun 1990 dengan melalui beberapa manajemen dan pergantian nama. Awalnya hotel ini bernama losmen „INDAH‟ yang didirikan oleh Bapak Wahyu Dinoyo, kemudian pada tahun 1995 berubah menjadi losmen „RAHMAT‟. Hingga bulan September 1999 nama losmen „RAHMAT‟ diganti menjadi Hotel Karlita Internasional yang kemudian menjalani renovasi gedung dengan 20 kamar deluxe dan terdiri dari 3 lantai. Oleh karena semakin bertambah tingkat para hunian tamu, maka pada tahun 2003 diadakan renovasi lagi dengan jumlah 92 kamar yang dioperasikan.

Beberapa fasilitas yang ada diantaranya adalah untuk kamar tidur berupa AC, hot water dan fasilitas lainnya adalah restaurant, bar dan karaoke, spa dan message, kolam renang, laundry service, drug store serta convention hall dan hot spot. Dengan fasilitas yang ada dan ditunjang dengan manajemen standart hotel yang professional maka Hotel Karlita Internasional mendapat predikat bintang tiga sejak tahun 2001.

II. 2.2 Lokasi Perusahaan 6

Lokasi Hotel Karlita Internasional sangat strategis berada ditengah kota dekat dengan stasiun kereta api, terminal, Bank, kantor pos, dan hanya ±200 meter disepanjang jalan pantura tepatnya beralamat di Jalan Brigjen Katamso 31 Tegal. Memiliki luas tanah ±500m2, dengan luas bangunan 897,5 m2 dan luas sisa 20m2.

Hotel ini tersusun atas 5 lantai, dengan jumlah kamar 92 buah kamar yang tersedia dalam beberapa tipe diantaranya adalah:

a) Kamar Standart : berjumlah 8 kamar

b) Kamar Standart Plus : berjumlah 10 kamar

c) Kamar Deluxe : berjumlah 40 kamar

d) Kamar Superior : berjumlah 29 kamar

e) Kamar Suite : berjumlah 2 kamar

f) Kamar President Suite : berjumlah 1 kamar

g) Kamar SPA : berjumlah 2 kamar

II. 2.3 Ruangan dan Fasilitas

1) Ruangan di Hotel Karlita Internasional dibagi menjadi:

a) Guest Room yaitu ruang tamu yang dilengkapi dengan AC dan TV Parabola.

b) Loby yaitu ruangan untuk tempat tunggu para tamu.

c) Hall Room yaitu digunakan sebagai ruang pertemuan atau rapat.

d) Restaurant digunakan untuk keperluan makan dan minum.

e) Bar dan karaoke digunakan sebagai tempat hiburan dan pesta.

f) Office yaitu ruang yang digunakan untuk melaksanakan administrasi perkantoran yang terdiri dari ruang General Manager, ruang accounting, ruang marketing dan ruang front office.

g) Operator room yaitu ruang kerja operator yang mengoperasikan jalur telepon seluruh hotel.

h) Engineering room yaitu ruang kerja para engineer yang tugasnya menjaga peralatan mesin, contohnya lift yang tersedia tabung pemadam kebakaran.

i) House keeping yaitu ruang kerja para karyawan sebagai house keeping yang digunakan untuk istirahat para house keeping.  

j) Laundry yaitu tempat untuk mencuci pakaian.

k) Gudang yaitu ruangan untuk tempat barang-barang yang sudah tidak digunakan dan yang akan digunakan, misalnya meja,kursi, almari, rak mini, fan, dan lain-lain.

2) Fasilitas yang disediakan oleh pihak hotel antara lain:

a) Aquarius Restaurant : buka jam 06.00 – 22.00

b) Gemini Café : buka jam 06.00 – 22.00

c) Fasilitas Hiburan : Zodiak diskotik bar dan karaoke buka jam 22.00 – 01.00

d) Fasilitas Olahraga : kolam renang dan fitness buka jam 08.00 – 20.00

e) Fasilitas Pelayanan : laundry and room service, tour & travel, taxi, money changer, dan credit card.

f) Parkir : area untuk parkir karyawan dan tamu hotel.

II. 3 Konsep Dasar Sistem Informasi

II. 3.1 Sistem Informasi Reservasi

Pemesanan dalam bahasa Inggris adalah Reservation yang berasal dari kata to reserve yaitu menyediakan atau mempersiapkan tempat sebelumnya. Sedangkan reservation yaitu pemesanan suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum reservation yaitu pemesanan fasilitas yang diantaranya akomodasi, meal, seat pada pertunjukan, pesawat terbang, kereta api, bus, hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya ( Suartana, 1987). Sehingga sistem informasi reservasi merupakan suatu sistem yang mengelola data pemesanan fasilitas dan menyajikan informasi fasilitas pada waktu tertentu.

Sistem informasi reservasi sewa kamar Hotel Karlita adalah sistem informasi yang akan membantu proses pengolahan data pemesanan kamar hotel sesuai dengan tanggal check-in check-out pelanggan.

II. 4 Pengembangan Sistem

Pada tugas akhir ini model proses yang digunakan adalah model waterfall menurut Ian Sommerville. Model waterfall merupakan salah satu model proses yang mengambil kegiatan proses dasar seperti spesifikasi, pengembangan dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian, dan seterusnya (Sommerville, 2000).

II. 4.1 Tahap Analisis dan Definisi Persyaratan

Proses mengumpulkan informasi kebutuhan sistem/perangkat lunak melalui konsultasi dengan pengguna sistem. Proses ini mendefinisikan secara rinci mengenai fungsi-fungsi, batasan dan tujuan dari perangkat lunak sebagai spesifikasi sistem yang akan dibuat.

Implementasi dan pengujian unitIntegrasi dan pengujian sistem Perancangan sistem dan perangkat lunak Operasi dan pemeliharaan Analisis & Definisi Persyaratan

II. 4.2 Tahap Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak

Proses perancangan sistem membagi persyaratan dalam sistem perangkat keras atau perangkat lunak. Kegiatan ini menentukan arsitektur sistem secara keseluruhan. Proses perancangan arsitektural melibatkan identifikasi komponen-komponen utama sistem dan komunikasi antar komponen-komponen tersebut.

II. 4.3 Tahap Implementasi dan Pengujian Unit

Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program. Pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.

II. 4.4 Tahap Integrasi dan Pengujian Sistem

Unit program diintegrasikan dan diuji sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah dipenuhi. Setelah pengujian sistem, perangkat lunak dikirim kepada pelanggan.

II. 4.5 Tahap Operasi dan Pemeliharaan

Tahap ini biasanya merupakan fase siklus hidup yang paling lama. Sistem diterapkan (diinstal) dan dipakai. Pemeliharaan mencakup koreksi dari beberapa kesalahan yang tidak diketemukan pada tahapan sebelumnya, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru ditambahkan.

II. 5 Analisis dan Definisi Persyaratan

Mengacu pada masalah pengembangan sistem pada subbab 2.4.1, untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem, maka dilakukan observasi dengan cara wawancara dan riset terhadap sistem sekarang. Observasi dilakukan dengan tujuan memahami kebutuhan pengguna yang diinginkan dalam membangun sistem, serta mengetahui permasalahan yang dihadapi kemudian menerjemahkannya ke dalam SRS (Software Requirements Specification). SRS merupakan spesifikasi dari perangkat lunak yang nantinya akan dibuat baik itu fungsi-fungsi, tujuan dan batasan dari perangkat lunak yang akan dibangun.

SRS adalah dokumen yang berisi deskripsi lengkap mengenai apa kemampuan perangkat lunak (what) tanpa menjelaskan bagaimana (how) perangkat lunak akan melaksanakan kemampuan tersebut. Tiap SRS harus dapat diuji pada tahapan pengujian setelah perangkat lunak yang dibangun sudah selesai.